Auf 13 folgt 14 – Zahlungserinnerungen schreiben

Freundliche Zahlungserinnerungen können Sie auf diesem Portal kostenfrei als Microsoft Word- oder aber als PDF-Formular downloaden. Ebendiese sind für Sie bereits fertig erstellt & vorformuliert.

Sie dürfen die Dateien kostenfrei benutzen & in Anlehnung an Ihren eigenen Formulierungen individuell einrichten.

Unsere Vorlagen assistieren Ihnen beim formulieren von höflichen Zahlungserinnerungen. Auf der von uns aufgeführten Website können Sie die Zahlungsaufforderung im jeweils gewünschten Format herunterladen und beliebig anpassen.

Wie erstelle ich eine Zahlungserinnerung?

Prinzipiell sollten Sie zuvor alle möglichen Erinnerungsmöglichkeiten taxieren, bevor Sie ihren Kunden nach Ablauf der Zahlungsfrist unter Zuhilfenahme einer Zahlungserinnerung freundlich an den Ausgleich der fälligen Rechnung erinnern. Meistens fühlen sich säumigen Kunden selbst durch eine nett formulierte Zahlungsaufforderung vor den Kopf gestoßen – und gerade in der Gründungsphase ist unterm Strich jeder einzelne Auftraggeber von besonders großer Bedeutung.. Wenn der Abnehmer zum Beispiel keine Rechnung erhalten hat, kann eine Zahlungsaufforderung geradewegs für Unstimmigkeiten sorgen. Auch kann es erdenklich sein, dass die Bankverbindungsdaten inkorrekt oder auch garnicht auf ihrer Rechnung angegeben waren. Darüber hinaus ist es möglich, dass sich ihre Zahlungsaufforderung mit dem Geldeingang kreuzt. Dies ist besonders der Kasus, falls direkt am Fälligkeitstag eine Zahlungsaufforderung verschickt wird. Somit sollten Sie wenn möglich noch eine kurze Zeit nachdem Fristtermin warten, bevor Sie erste Maßnahmen ergreifen.

Erinnern Sie den Schuldner immer erst privat, um ihr Verhältnis zum Kunden durch das Verschicken von Zahlungserinnerungen auf keinen Fall unnötig zu schädigen. Ein knackiges Gespräch am Telefon stärkt darüber hinaus auch ihre Kundenbindung und regelt auf Anhieb die Lage. Sicherlich ist die mündliche Zahlungserinnerung bei einer großen Anzahl an Kunden organisationstechnisch schwierig, aber ein echter Anlass für eine umfassende Buchhaltung für gut wachsende oder mittelständische Betriebe. Im Zuge einer Buchhaltung kann auch umgehend ihr Kundenbetreuer eingeweiht werden, der folglich den Schuldner über den Verzug aufklärt. So stellt man wiederholt den persönlichen Kontakt zum Schuldner sicher & vermeidet eine formale Zahlungserinnerung.

Eine alternative Möglichkeit ein formales Zahlungserinnerung Muster zu vermeiden, ist die Kontaktaufnahme zum säumigen Kunden mittels E-Mail. Bei der elektronischen Zahlungserinnerung mittels eMail kommt es hingegen letzten Endes auch auf den Tonfall an. Die freundliche Nachfrage, ob ihr Auftraggeber die Rechnung erhalten hat, ist definitiv weniger angreifend als eine per Post zugesendete Zahlungsaufforderung.

Ist weder die direkte Zahlungserinnerung per Telefon, noch die elektronische Zahlungserinnerung per E-Mail von Erfolg gekrönt, so eignet sich die förmliche Zahlungserinnerung mittels Brief. Da es keine definierte Förmlichkeit für die Zahlungsaufforderung gibt, sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Dennoch sollte die Erinnerung eine bestimmte Qualität haben.

Nach der Zahlungserinnerung eine Mahnungsvorlage nutzen

Zahlungsaufforderungen und Mahnungen differenzieren sich größtenteils in der Formulierungsweise sowie dem Titel. Juristisch ist das Erinnerungsschreiben bereits die erste Mahnung, solange ihr säumiger Kunde bereits durch die Angabe einer Frist auf der Rechnung in Zahlungsverzug gesetzt wurde.

Sollte ihre freundliche Zahlungserinnerung von ihrem Schuldner ignoriert werden, kommt nach der Aufforderung eine 2. Mahnung. Hier können Sie eine Mahnung Vorlage kostenlos runterladen. Anhand der zweiten Mahnung – die von dem Unternehmer in dem Schreiben dann auch so genannt werden sollte – gerät der säumiger Kunde in Verzug. Ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzugs muss ihr Schuldner im Gegensatz zur Zahlungserinnerung für die Mahnkosten & Verzugszinsen aufkommen. Um die Ernsthaftigkeit einer Mahnung und die Zahlungsmoral ihres Schuldners zu erhöhen, müssen Mahngebühren plus Zinsen in den nachfolgenden Mahnungen integriert & eingefordert werden.