Der beste Weg, um Ihre Zahlungserinnerung zu senden

In diesem Artikel erfahren Sie den besten und sichersten Weg, eine Zahlungserinnerung zu senden.

Zudem bekommen Sie 2 alternative Versandmöglichkeiten an die Hand, wenn es besonders schnell gehen muss.

Speziell für eBay-Verkäufer, haben wir darüber hinaus eine 3 Schritte Step-by-Step-Anleitung zusammengestellt, mit welcher Sie automatische Zahlungserinnerungen an nicht zahlende Käufer senden können.

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Senden Sie die Zahlungserinnerung immer per Einschreiben


Das Verschicken der Zahlungserinnerung per Einschreiben ist die sicherste aller Zustellungsformen. Hierbei übergibt der Zusteller der deutschen Post Ihr Schreiben nur gegen Unterschrift an den Empfänger also Ihren Schuldner. Die Bestätigung der Zustellung und Übergabe inklusive Datum bekommen Sie anschließend automatisch zugesendet.

Mit dieser Versandvariante wissen Sie zum Einen, ob und wann Ihr Schuldner das Schreiben erhalten hat. Zum Anderen kann dieser im Streitfall den Erhalt nicht mehr leugnen, da Sie die Empfangsbestätigung samt Zustellungsdatum und Unterschrift vorliegen haben.

Die Vorteile des Versendens einer freundlichen Zahlungserinnerung per Einschreiben:

  • Sie wissen ob und zu welchem Zeitpunkt die Zahlungserinnerung zugesendet wurde
  • Sie haben durch die Empfangsbestätigung im Ernstfall ein Beweismittel vorliegen
  • Besonders bei hohen Schuldbeträgen zu empfehlen, da sicher und nachweisbar

 

Selbige Methode können Sie auch bei Mahnschreiben anwenden. Hierzu können Sie unsere Mahnung Vorlage kostenlos downloaden und ausfüllen.

2 schnelle Versand-Alternativen

Nachfolgend stellen wir Ihnen zwei Alternativen zum postalischen Einschreiben vor, mit denen Sie Ihren Kunden schnell und unkompliziert an die offene Rechnung erinnern können.

Telefonische Zahlungserinnerung mündlich aussprechen

Eine Zahlungsaufforderung kann neben der Schriftform auch mündlich oder telefonisch ausgesprochen werden. Somit nehmen Sie schnell und persönlich Kontakt zu Ihrem Kunden auf und können Sich zudem sicher sein, dass der Kunde an die Zahlung erinnert wurde.

  • Schnelle und persönliche Erinnerung
  • Sie erhalten direktes Feedback

Zahlungserinnerung per Email verschicken

Wenn es schneller gehen muss, können Sie die Zahlungserinnerung auch per Email versenden.

Damit stellen Sie sicher, dass Ihr Schuldner die Zahlungsaufforderung unmittelbar erhält. Allerdings kann diese unter mehreren Mails leichter übersehen oder erst Tage/Wochen später bei der Überprüfung des Postfachs gesehen werden. Darüber hinaus vermittelt diese Art der Zusendung nicht dieselbe Dringlichkeit, als wenn das Erinnerungsschreiben in Form eines Briefes mit der Post bei der Zielperson ankommt.

  • Schneller Versand
  • Keine Material und Versandkosten
  • Erinnerungsschreiben kann unter Umständen erst sehr spät gesehen oder versehentlich gelöscht werden
  • Eine Zahlungserinnerung per Email vermittelt weniger Seriösität & Dringlichkeit als ein Einschreiben

 

Folgendes Video zeigt auf, wie Sie eine fällige Rechnung mit entsprechender Software in eine Zahlungserinnerung Email Vorlage verwandeln können.

Niemals per SMS erinnern!
Keinesfalls sollten Sie eine Zahlungserinnerung per SMS verschicken. Damit verliert das Erinnerungsschreiben an Ernsthaftigkeit. Auch Ihr Unternehmensruf kann darunter leiden. Versenden Sie Ihre Zahlungsaufforderung daher niemals per SMS.

Muss man eine Zahlungserinnerung abschicken?

Prinzipiell muss man keine Zahlungserinnerung abschicken.

Handelt es sich bei Ihrem Schuldner um einen Geschäftskunden, wird dieser auch ohne Zahlungserinnerung (1. Mahnung)  30 Tagen nach Rechnungserhalt automatisch in Verzug gesetzt.

Bei Privatkunden kommt es wiederum darauf an. Haben Sie auf der Rechnung keine Zahlungsfrist angegeben, müssen Sie Ihren Kunden eine Zahlungserinnerung senden und darin eine Frist/Fälligkeitsdatum angeben, um diesen in Verzug setzen zu können.

Das Versenden einer Zahlungserinnerung ist also in der Regel reine Kulanz Ihrerseits, bevor Sie zur gebührenpflichtigen Mahnung greifen.

eBay – Wann die Zahlungserinnerung an den Käufer senden?

Täglich stehen zahlreiche eBay-Verkäufer vor der Frage wann eine Zahlungserinnerung an den säumigen Käufer gesendet werden muss.

Wenn Sie es allerdings schlau anstellen, können Sie die Zahlungserinnerungen bei eBay automatisiert senden lassen.

Das erspart Ihnen nicht nur Arbeit und Organisationsaufwand sondern sorgt auch dafür, dass die Erinnerungsschreiben stets zur rechten Zeit (am 4 Tag nach der Transaktion ohne Zahlungseingang) abgesendet werden.

Zahlungserinnerung über eBay auf Autopilot senden – so geht’s!

Loggen Sie sich in Ihr eBay-Konto ein, um die automatische Erinnerungsfunktion aktivieren zu können.

Gehen Sie nun die folgenden 3 Schritte durch.

  1. Startseite > Mein eBay > Mein eBay-Konto > Kommunikation mit Käufern verwalten
  2. Klicken Sie auf den Reiter: „Wenn der Käufer nach einigen Tagen noch nicht bezahlt hat
  3. Wählen Sie nun unter „Möchten Sie Ihren Käufern eine Zahlungserinnerung senden?“ das Ja-Kästchen aus.


Fertig. Nun werden die standardisierten Zahlungserinnerungen zum angemessenen Zeitpunkt direkt an den Käufer gesendet, wenn dieser seit einigen Tagen noch nicht bezahlt hat.

Reagiert der Käufer auch auf die Auto-Erinnerung nicht oder möchten sie diesen lieber persönlich anschreiben, können Sie folgendes tun.

  • Wählen Sie unter dem Punkt „Mein eBay“ das entsprechende Produkt  aus
  • Rufen Sie auf der rechten Seite „Aktionen“ auf und wählen Sie „Käufer kontaktieren“
  • Nun können Sie an den Käufer eine persönliche Zahlungserinnerung/Nachricht verschicken

Abschließender Tipp: Beim Versenden einer Zahlungserinnerung müssen Sie grundsätzlich auf keine besondere Form achten. Hier gibt es anders als bei Rechnungen keine gesetzlichen Vorgaben, welche einzuhalten wären.
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