Zahlungserinnerung 23 – Probieren geht über studieren :-)

Eine freundliche Zahlungserinnerung Vorlage dürfen Sie hier bei uns gratis als Microsoft Word- oder aber als PDF-Dokument downloaden. Die Mustervorlagen sind für Sie schon fertig geschrieben und formuliert.

Nach dem kostenlosen downloaden dürfen Sie ihre Muster ausfüllen und umschreiben.

Die kostenfreien Vorlagen assistieren beim Schreiben höflicher Zahlungserinnerungen. Auf der von uns aufgeführten Webseite können Sie die Zahlungsaufforderung im von ihnen bevorzugten Format downloaden & individuell umschreiben.

Wie erstellt man die freundliche Zahlungserinnerung?

Bevor Sie den Kunden augenblicklich nach dem Ablauf der Zahlungsfrist anhand einer formalen Zahlungserinnerung freundlich erinnern, müssen Sie ergründen ob es auch andere Möglichkeiten für die Zahlungsaufforderung gibt. Oft fühlen sich säumigen Kunden ebenso durch eine charmant formulierte Erinnerung schlecht behandelt – und insbesondere in der Gründungszeit ist schlussendlich jeder Abnehmer von besonders großer Wichtigkeit.. Wenn der Käufer beispielsweise keine Rechnung erhalten hat, so kann eine Zahlungsaufforderung unmittelbar für Misstöne sorgen. Möglicherweise sind auch Ihre IBAN oder BIC inkorrekt auf der Rechnung angegeben, sodass Sie ihr Geld nicht erreichen konnte. Zudem ist es möglich, dass sich ihre Zahlungserinnerung mit dem Zahltag kreuzt. Das ist insbesondere der Fall, wenn gleich am Fälligkeitstag die freundliche Zahlungserinnerung gesandt wird. Somit sollten Sie wenn möglich noch eine kurze Zeit nach dem Fälligkeitstermin warten, bevor Sie die ersten Gegenmaßnahmen ergreifen.

Um Störungen in Ihrem Kundenverhältnis durch das Einsenden einer Zahlungserinnerung zu meiden, müssen Sie mit dem Schuldner direkten Kontakt aufnehmen. Durch ein Telefonat können Sie ihre Kundenbeziehung kräftigen & die Lage sofort klarstellen. Freilich ist eine mündliche Zahlungsaufforderung bei einer großen Anzahl an Kunden organisatorisch kompliziert, aber ein echter Anlass für die umfangreiche Buchhaltung für nachhaltig wachsende oder mittelgroße Betriebe. Im Zuge einer Buchhaltung kann auch auf Anhieb der Kundenberater informiert werden, der darauffolgend ihren säumigen Kunden über den Verzug in Kenntnis setzt. Somit stellt man zum wiederholten Male den persönlichen Kontakt zum Kunden sicher & meidet eine formale Zahlungserinnerung.

Eine andere Eventualität ein formales Zahlungserinnerung Muster zu meiden, ist die Kontaktaufnahme zum säumigen Kunden mittels Email. Bei einer elektronischen Zahlungserinnerung per eMail kommt es allerdings letztendlich auch auf die richtige Wahl der Worte an. Eine freundliche Nachfrage, ob ihr Schuldner eine Rechnung empfangen hat, ist gewiss weniger aggressiv als die mittels Brief zugesandte Zahlungserinnerung.

Ist weder eine persönliche Zahlungsaufforderung via Telefonanruf, noch die moderne Zahlungsaufforderung via E-Mail erfolgreich, dann empfiehlt sich eine formelle Zahlungserinnerung mittels Einschreiben. Da es keine definierte Form für die Zahlungserinnerung gibt, sind ihrer Gestaltungsfreiheit keine Grenzen gesetzt. Dennoch sollte ihre Zahlungsaufforderung eine gewisse Gestalt besitzen.

Erinnerungsschreiben oder Mahnung?

Prinzipiell besteht der Unterschied zwischen der Zahlungsaufforderung und der Mahnung darin, dass die Zahlungsaufforderung keine gesetzte Zahlungsfrist enthält. Rein rechtlich gesehen ist das Erinnerungsschreiben bereits eine erste Mahnung, solange ihr Kunde bereits durch die Angabe einer Frist in der Rechnung in Zahlungsverzug versetzt ist.

Sollte die Zahlungsaufforderung von dem Kunden ignoriert werden, folgt nach der Aufforderung eine 2. Ermahnung. Hier können Sie die Mahnung Vorlage kostenlos downloaden. Mithilfe der 2. Mahnung – welche von dem Unternehmer in diesem Mahnschreiben dann ebenfalls so betitelt werden sollte – gerät ihr Schuldner in Verzug. Ab dem Zeitpunkt des Verzugs muss der Schuldner im Kontrast zur Zahlungserinnerung für die Mahngebühren sowie Verzugszinsen aufkommen. Um die Glaubhaftigkeit einer Mahnung sowie die Zahlungsmoral des Kunden zu steigern, müssen Gebühren und Verzugszinsen in den weiteren Mahnungen integriert und eingefordert werden.