Zahlungserinnerung oder Mahnung – Was kommt zuerst?

Zahlungserinnerung oder Mahnung? Was kommt zuerst und gibt es überhaupt einen Unterschied?

Bevor wir auf die korrekte Reihenfolge des Mahnverfahrens eingehen, ist es wichtig, den Unterschied dieser beiden Schreiben zu kennen.

Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung

Der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung liegt grundsätzlich nur im Begriff selbst. Desweiteren wird der Text einer Zahlungserinnerung meist auch freundlicher formuliert als es in einer Mahnung der Fall ist.

Die Zahlungserinnerung ist der erste Schritt bei einem Zahlungsverzug Ihres Schuldners und hat aus rechtlicher Sicht auch den Stellenwert einer 1. Mahnung. Da es aber häufig vorkommt, dass der Kunde die fällige Rechnung schlicht vergessen oder verloren hat, verzichtet man beim ersten Schreiben auf das Wort „Mahnung“ und verwendet stattdessen ein freundlich formulierteres Schreiben – die Zahlungserinnerung.

Somit werden Kunden mit eigentlich guter Zahlungsmoral nicht unnötig verärgert oder gar abgeschreckt.

Zudem ist es nach neuem Recht nicht mehr notwendig, gewerbliche Geschäftskunden mit einer Mahnung ausdrücklich in Verzug zu bringen, da dieser 30 Tage nach Rechnungsausstellung automatisch in Verzug gerät. Bei Privatkunden gilt dies jedoch nach wie vor, es sei denn Sie werden in der Rechnung ausdrücklich auf eine Zahlungsfrist hingewiesen.

Zahlungserinnerung oder Mahnung – Was kommt zuerst?

Da man die Zahlungsmoral eines Neukunden in der Regel nicht kennt, wird erst eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung verschickt, bevor man zur Mahnungsvorlage greift.

Merke: Erst die Zahlungserinnerung dann die direkte Mahnung.

Die Reihenfolge des Mahnverfahrens

Das in Deutschland übliche Mahnverfahren sieht beim Zahlungsverzug folgende Reihenfolge vor.

  1. 1. Mahnung / Zahlungserinnerung: Die 1. Mahnung oder auch Zahlungserinnerung wird ab Beginn des Zahlungsverzugs verschickt. Hiermit versucht man erst im Höflichen, den Kunden an die fällige Zahlung zu erinnern, da man davon ausgeht, dass Dieser die Rechnung unbeabsichtigt übersehen hat. Auch hier empfiehlt es Sich schon eine Zahlungsfrist (z.B. 14 Tage) festsetzen.
  2. 2. Mahnung: Führt auch die erste Mahnung oder Erinnerungsschreiben nicht zur gewünschten Zahlung, wird die 2. Mahnung verschickt. Darin ist eine erneute Frist festzulegen und auch der Ton wird bestimmter.
  3. 3. und letzte Mahnung: Anscheinden will der Schuldner nicht bezahlen. Setzen Sie mit der 3. und letzten außergerichtlichen Mahnung nochmals eine Frist fest und drohen Sie rechtliche Schritte an, sollte Ihr säumiger Kunde erneut die Zahlung verweigern.
  4. Gerichtlicher Mahnbescheid: Folgt auch auf die letzte Mahnung keine Zahlung, sollte ein Anwalt eingeschaltet werden, welcher das gerichtliche Mahnverfahren einleitet. Nun bekommt Ihr Schuldner einen Mahnbescheid vom Amtsgericht. Anfallende Gerichtskosten müssen ebenfalls vom Schuldner übernommen werden.

Tipp: Geht auch nach dem letzten Mahnschreiben die geforderte Zahlung nicht ein, sollten sie keine weiteren Mahnbriefe mehr versenden, da Ihr Kunde sonst an Ihrer Ernsthaftigkeit zweifeln könnte. Daher ist es wichtig, Diesem bereits in der letzten Mahnung rechtliche Konsequenzen anzudrohen und diese zur Not auch durchzusetzen.

Können bei einer Zahlungserinnerung Mahngebühren erhoben werden?

Eine Zahlungserinnerung zählt aus rechtlicher Sicht auch als Mahnung. Mahngebühren können jedoch nur auf „unentbehrliche Mahnungen“ erhoben werden. Ab dem Zeitpunkt, an dem sich Ihr Schuldner in Zahlungsverzug befindet ist eine Mahnung unentbehrlich.

Befindet sich Ihr Schuldner also bereits in Verzug, können Sie auf ab diesem Zeitpunkt ausgestellte Zahlungserinnerungen oder Mahnungen auch Gebühren erheben.

Auf eine vorzeitig versendete „entbehrliche Zahlungserinnerung oder Mahnung“ können im Umkehrschluss keine Mahngebühren erhoben werden.