Zahlungserinnerung schreiben > Mustertexte & Tipps

Um Ihre Kunden an eine ausstehende Zahlung zu erinnern, ohne diese dabei zu verärgern, sollten Sie diesen eine freundliche Zahlungserinnerung schreiben.

Falls Sie beim Schreiben Ihrer Zahlungserinnerung Zeit sparen wollen, können Sie im Folgenden unsere Muster Zahlungsaufforderung kostenlos herunterladen und diese entsprechend anpassen.

Möchten Sie Ihr Schreiben lieber selber formulieren, so zeigen wir Ihnen, wie Sie freundliche aber bestimmte Erinnerungen an Ihre Kunden schreiben und was diese stets beinhalten sollten.

Zahlungserinnerung schreiben – Kostenlose Musterschreiben nutzen

Sind Sie unsicher beim Schreiben einer Zahlungserinnerung und möchten nichts Wichtiges übersehen, so können Sie bei Bedarf unser kostenloses Erinnerungsschreiben Muster nutzen.


Hier gelangen Sie zum Musterschreiben für die Zahlungserinnerung.

Zahlungserinnerung freundlich schreiben und formulieren

Wer eine Zahlungserinnerung schreiben will, sollte seine Forderungen bestimmend verdeutlichen, dabei aber auch den richtigen Ton treffen.

Der Schlüssel zum Schreiben einer erfolgreichen Zahlungserinnerung liegt also im Tonfall. Das Erinnerungsschreiben sollte bestimmend und zugleich nett geschrieben werden.

Wenn Sie eine Zahlungserinnerung verfassen, sollten Sie immer davon ausgehen, dass Ihr Kunde schlicht vergessen hat die Rechnung zu bezahlen. Achten Sie also darauf, dass in Ihrem Schreiben nicht mahnen oder mit rechtlichen Konsequenzen drohen, es sei den Sie schreiben eine Mahnung. Bleiben Sie in Ihrem Schreiben stets höflich und freundlich.

Wie schreibt man eine Zahlungserinnerung? – Freundliche Mustertexte nutzen

Wer seine Zahlungserinnerung richtig schreiben, sollte nicht nur den passenden Ton treffen, sondern auch darauf achten, alle entscheidenden Inhalte aufzuführen.

Hier gibt es genauere Tipps und Beispiele darüber, wie Sie den Text für die Zahlungserinnerung schreiben.

Welche allgemeinen Inhalte in eine erfolgsversprechende Zahlungserinnerung gehören, zeigen wir im Weiteren auf.

Was sollte eine freundlich geschriebene Zahlungserinnerung beinhalten?

Aus rechtlicher Sicht gibt es grundsätzlich keine festen Vorgaben, wie man eine Zahlungserinnerung schreiben muss.

Eine gut geschriebene und zielführende Erinnerung, welche beim Kunden freundlich ankommt, sollte jedoch folgende Angaben stets beinhalten.

  • Name und Anschrift des Schuldners
  • Datum der Zahlungserinnerungs-Erstellung
  • Verweis zur Rechnungs- und Kundennummer
  • Freundliche Aufforderung zur Zahlung / Offener Rechnungsbetrag
  • Bankverbindungsdaten
  • Vermerk, dass der Schuldner das Schreiben bei zwischenzeitlich erfolgter Zahlung als gegenstandslos betrachten kann
  • Kopie der Rechnung beilegen

Falls Sie keine individuelle Zahlungerinnerung schreiben möchten, können Sie unsere bereits fertig verfasste sowie eine editierbare Zahlungserinnerung Vorlage kostenlos herunterladen und diese mit Ihren Daten umschreiben.

Ab wann kann man eine Zahlungserinnerung schreiben?

Eine Zahlungserinnerung sollte erst dann geschrieben werden, wenn die 30 Tage andauernde Zahlungsfrist nach Erhalt der kaufmännisch korrekten Rechnung verstrichen ist und noch keine Zahlung vom Schuldner eingetroffen ist.

Schreiben Sie Ihre Zahlungserinnerung wenn möglich nie vor Ablauf der Frist, da Sie den Kunden sonst unnötig verärgern könnten.

Vor dem Versenden sollten Sie die Zahlungserinnerung unterschreiben, damit diese bei einem eventuellen Mahnverfahren Ihre Gültigkeit beibehält.

Muss auf eine Zahlungserinnerung eine Antwort geschrieben werden?

Haben Sie als säumiger Kunde eine Zahlungserinnerung erhalten, müssen Sie darauf nicht antworten. Es genügt, die Zahlung innerhalb der im Erinnerungsschreiben festgelegten Frist zu begleichen.

Falls Sie die Zahlung verweigern, sollten Sie hingegen sehrwohl eine Antwort schreiben, in der Sie dies ausdrücklich erwähnen.

Zahlungserinnerung per email schreiben?

Neben der klassischen Briefform gibt es auch noch die Möglichkeit die Zahlungserinnerung per email zu schreiben.

Kennen Sie den Kunden gut und kommt dieser seinen Zahlungspflichten in der Regel fristgerecht nach, so können Sie die Zahlungserinnerung auch per email schreiben.

Die Vor- und Nachteile einer per email geschriebenen Zahlungserinnerung:

  • Pro: Ihr Schuldner erhält das Erinnerungsschreiben in der Regel schneller als auf postalischen Wege
  • Contra: Eine schnelle email vermittelt weniger Dringlichkeit als ein schriftliches Schreiben per Brief

Zahlungserinnerung auf Englisch schreiben

Hat man englischsprachige Kunden, so sollte man die Zahlungserinnerung auf Englisch schreiben.

Hier stehen Ihnen entsprechende Vorlagen und Muster zur Verfügung.

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