Hier bei uns erlangen Sie eine kostenfreie freundliche Zahlungserinnerung Vorlage als Word-Formular oder als Muster im beliebten PDF-Format. Selbige wurden für Sie schon fertig zum ausfüllen geschrieben und vorformuliert.
Sie dürfen die Dateien kostenlos nutzen und in Anlehnung an Ihren eigenen Formulierungen umschreiben.
Die kostenlosen Vorlagen assistieren beim Erstellen seriöser Zahlungserinnerungen. Auf der verwiesenen Website dürfen Sie die Zahlungsaufforderung im von ihnen bevorzugten Format herunterladen und individuell einrichten.
Wie erstelle ich eine Zahlungserinnerung?
Bevor Sie ihren Kunden unmittelbar nach dem Ablauf der Rechnungsfälligkeit mithilfe einer förmlichen Zahlungserinnerung freundlich anschreiben, müssen Sie schauen ob es da auch weitere Möglichkeiten für eine Zahlungsaufforderung gibt. Nicht selten mag sich der säumige Kunde durch eine förmliche Zahlungserinnerung unfair behandelt fühlen – vor allem am Start der Firmengründung zählt jeder Kunde. Wenn der Kunde etwa keine Rechnung empfangen hat, mag eine Zahlungserinnerung direkt für Unstimmigkeiten sorgen. Eventuell sind auch Ihre IBAN oder BIC verkehrt auf der Abrechnung aufgeführt, weshalb Sie ihr Geld eben nicht erreichen konnte. Darüber hinaus ist es möglich, dass sich die Erinnerung mit dem Überweisungstag überschneidet. Dies ist vornehmlich der Fall, wenn gleich am Tag der Zahlungsfälligkeit die Zahlungserinnerung rausgeschickt wird. Somit sollten Sie prinzipiell noch eine Weile nachdem Fälligkeitstag abwarten, ehe Sie erste Gegenmaßnahmen einleiten.
Um Störungen im Kundenverhältnis durch das Senden einer Zahlungserinnerung zu meiden, sollten Sie mit dem Auftraggeber direkten Kontakt aufnehmen. Mittels Telefonat können Sie die Kundenbeziehung stärken & die Lage sofort klären. Gewiss ist eine mündlich ausgesprochene Zahlungserinnerung bei einer großen Anzahl an Kunden organisationstechnisch aufwendig, jedoch ein sinnvoller Anlass für die umfangreiche Buchhaltung für stark wachsende oder auch mittelständische Unternehmen. Bei einer Debitorenbuchhaltung kann auch unverzüglich ihr Kundenberater in Kenntnis gesetzt werden, der dann ihren Kunden über den Zahlungsverzug informiert. Dadurch stellen sie wiederum den direkten Kontakt zum Auftraggeber sicher und umgeht eine unpersönliche Zahlungserinnerung.
Eine alternative Option ein formelles Zahlungserinnerung Muster zu meiden, ist eine Kontaktaufnahme zum säumigen Kunden via eMail. Bei einer elektronischen Zahlungserinnerung via E-Mail kommt es dagegen im Endeffekt genauso auf den Wortlaut an. Die höfliche Abfrage, ob ihr Schuldner die Rechnung erhalten hat, ist auf jeden Fall weniger angreifend als eine per Post zugeschickte Zahlungsaufforderung.
Ist weder eine persönliche Zahlungserinnerung per Telefonanruf, noch eine moderne Zahlungserinnerung per E-Mail von Erfolg gekrönt, dann empfiehlt sich eine formelle Zahlungserinnerung per Brief. Da es keine vorgeschriebene Form für eine Zahlungserinnerung gibt, sind unserer Gestaltungsfreiheit keinerlei Grenzen gesetzt. Nichtsdestotrotz sollte die Zahlungsaufforderung eine bestimmte Form aufweisen.
Unterschied zwischen Mahnung & Zahlungsaufforderung
Vorrangig liegt der Unterschied zwischen der freundlichen Zahlungserinnerung und einer Mahnung dadrin, dass die Zahlungsaufforderung gar keine gesetzte Zahlungsfrist enthält. Rein rechtlich gesehen ist ein Erinnerungsschreiben schon eine 1. Mahnung, solange der Kunde bereits durch die Aufführung einer Frist auf der Rechnung in Zahlungsverzug gesetzt wurde.
Sollte ihre Zahlungserinnerung von ihrem Schuldner ignoriert werden, folgt nach der Aufforderung eine 2. Mahnung. Hier können Sie die Mahnung Vorlage kostenlos downloaden. Mittels der zweiten Mahnung – die vom Unternehmer in seinem Schreiben dann auch so betitelt werden muss – gerät der Schuldner in Zahlungsverzug. Ab dem Moment des Verzugs muss ihr Schuldner im Gegensatz zur Zahlungserinnerung für die Mahngebühren sowie Verzugszinsen aufkommen. Um die Glaubhaftigkeit der Mahnung sowie die Zahlungsmoral des Schuldners zu steigern, sollten Gebühren als auch Verzugszinsen in ihren folgenden Mahnungen integriert & eingefordert werden.