Hier bekommen Sie unsere kostenlose freundliche Zahlungserinnerung Vorlage als Microsoft Word-Datei oder als Muster im Portable Document Format. Ebendiese wurden für Sie bereits fertig geschrieben und formuliert.
Nach dem kostenlosen downloaden dürfen Sie unsere Vorlagen ausfüllen & umformulieren.
Unsere Vorlagen assistieren Ihnen beim erstellen von höflichen Zahlungserinnerungen. Auf der verlinkten Webseite können Sie ihre Zahlungsaufforderung in dem jeweils gewünschten Format downloaden und auf ihre Gegebenheiten anpassen.
Wie verfasse ich eine Zahlungserinnerung?
Prinzipiell sollten Sie zuerst alle Alternativen taxieren, bevor Sie ihren säumigen Kunden nach Ablauf der Frist mit einer Zahlungserinnerung freundlich an den Ausgleich der fälligen Rechnung erinnern. Des Öfteren mag sich ein säumige Kunde durch eine förmliche Zahlungsaufforderung unfair behandelt fühlen – und gerade in der Gründungszeit ist letztendlich jeder Auftraggeber von großer Wichtigkeit.. Wenn ihr Kunde etwa gar keine Rechnung empfangen hat, kann eine Zahlungserinnerung unmittelbar für Misstöne sorgen. Darüber hinaus kann es erdenklich sein, dass ihre IBAN oder BIC falsch oder garnicht auf der Rechnung angegeben waren. Weiterhin ist es möglich, dass sich die freundliche Zahlungserinnerung mit dem Überweisungstag überschneidet. Dies ist besonders der Kasus, wenn sofort am Tag der Zahlungsfälligkeit die Zahlungserinnerung gesendet wird. Deswegen sollten Sie wenn möglich noch eine Weile nach dem Fälligkeitstermin ausharren, bevor Sie erste Gegenmaßnahmen einleiten.
Erinnern Sie Ihren Kunden immer zuerst direkt, um das Kundenverhältnis durch das Verschicken von Mahnschreiben eben nicht unnötig zu ruinieren. Ein kurzes Telefonat stärkt unter anderem auch noch die Kundenbeziehung und regelt sofort den Sachverhalt. Selbstverständlich ist eine mündliche Zahlungsaufforderung bei einer großen Anzahl an Kunden organisatorisch schwierig, aber ein sinnvoller Grund für eine umfangreiche Debitorenbuchhaltung für gut wachsende oder mittelständische Betriebe. Im Zuge der Buchhaltung kann auch unmittelbar ihr Kundenbetreuer unterrichtet werden, welcher folglich den Schuldner über den Zahlungsverzug in Kenntnis setzt. Somit stellt man nochmals den direkten Kontakt zum säumigen Kunden sicher & umgeht die formale Zahlungsaufforderung.
Eine alternative Eventualität ein förmliches Zahlungserinnerung Muster zu vermeiden, ist eine Kontaktaufnahme zum säumigen Schuldner mittels Email. Bei der elektronischen Zahlungsaufforderung per Email kommt es hingegen im Endeffekt ebenso auf den Wortlaut an. Eine höfliche Nachfrage, ob ihr Kunde eine Rechnung bekommen hat, ist in jedem Fall weniger angreifend als eine postalisch zugeschickte Zahlungsaufforderung.
Ist weder eine direkte Zahlungserinnerung via Telefonanruf, noch eine automatische Zahlungsaufforderung via eMail erfolgreich, dann eignet sich eine förmliche Mahnung per Einschreiben. Da es keine definierte Förmlichkeit für eine Zahlungserinnerung gibt, sind ihrer Gestaltungsfreiheit keinerlei Limits gesetzt. Dennoch sollte ihre Erinnerung eine gewisse Qualität aufweisen.
Unterschied zwischen Mahnung & Erinnerungsschreiben
Zahlungsaufforderungen & Mahnungen differenzieren sich schwerpunktmäßig in ihrer Wortwahl und ihrem Titel. Rechtlich ist das Erinnerungsschreiben bereits die 1. Mahnung, solange ihr säumiger Kunde bereits durch die Angabe einer Frist auf der Rechnung in Zahlungsverzug versetzt wurde.
Sollte ihre freundliche Zahlungserinnerung vom Kunden nicht berücksichtigt werden, folgt in Folge der Erinnerung die 2. Mahnung. Hier können Sie die Mahnung Vorlage kostenfrei runterladen. Anhand der 2. Mahnung – die von dem Gründer in dem Mahnschreiben folglich auch so bezeichnet werden kann – gerät ihr Auftraggeber in Verzug. Ab dem Moment des Zahlungsverzugs muss der Schuldner im Kontrast zur Zahlungserinnerung für die Mahngebühren sowie Verzugszinsen aufkommen. Um die Plausibilität der Mahnung sowie die Zahlungsmoral des Kunden zu erhöhen, müssen Mahnkosten sowie Zinsen in den weiteren Mahnschreiben integriert und eingefordert werden.