Eine freundliche Zahlungserinnerung Vorlage können Sie hier gratis als Microsoft Word- oder auch als PDF-Dokument downloaden. Selbige wurden für Sie bereits fertig zum ausfüllen geschrieben & vorformuliert.
Sie können die Dokumente kostenlos benutzen und nach Ihren eigens gewünschten Formulierungen umschreiben.
Diese gratis Vorlagen unterstützen beim Formulieren seriöser Zahlungserinnerungen. Auf der von uns verlinkten Webseite dürfen Sie die Zahlungsaufforderung in dem passenden Format herunterladen & beliebig umschreiben.
Keinesfalls gleich die freundliche Zahlungserinnerung senden
Bevor Sie den Säumigen Kunden augenblicklich nach dem Ablauf der Frist anhand einer förmlichen Zahlungserinnerung freundlich erinnern, müssen Sie klären ob es da nicht auch noch alternative Chancen für die Zahlungsaufforderung gibt. Meist mag sich der Kunde durch eine förmliche Zahlungserinnerung schlecht behandelt fühlen – speziell am Anfang der Firmengründung zählt jeder Kunde. Wenn ihr Kunde beispielsweise gar keine Rechnung empfangen hat, so kann eine Zahlungserinnerung unmittelbar für Verwirrung sorgen. Ebenso kann es vorstellbar sein, dass ihre Bankdaten inkorrekt oder überhaupt nicht auf ihrer Rechnung aufgeführt sind. Ansonsten ist es möglich, dass sich die freundliche Zahlungserinnerung mit dem Geldeingang überschneidet. Dies ist vornehmlich der Kasus, sofern direkt am Tag der Zahlungsfälligkeit die Zahlungsaufforderung verschickt wird. Deswegen sollten Sie grundsätzlich noch eine Weile nach dem Fälligkeitstag warten, ehe Sie die ersten Gegenmaßnahmen ergreifen.
Um Störungen in Ihrem Kundenverhältnis über das Einsenden einer Zahlungserinnerung zu verhindern, sollten Sie mit ihrem Schuldner persönlich Kontakt aufnehmen. Durch ein Telefonanruf können Sie ihre Kundenbindung kräftigen und den Sachverhalt augenblicklich klären. Sicher ist die mündliche Zahlungserinnerung bei einer großen Kundenanzahl organisatorisch umständlich, aber ein sinnvoller Grund für die umfassende Buchhaltung für nachhaltig wachsende oder mittelständische Firmen. Im Zuge der Debitorenbuchhaltung kann auch schleunigst der Kundenberater in Kenntnis gesetzt werden, der anschließend den Kunden über den Verzug in Kenntnis setzt. Auf diese Weise stellt man zum wiederholten Male den persönlichen Kontakt zum Kunden sicher und umgeht die automatische Zahlungserinnerung.
Eine weitere Möglichkeit ein formales Zahlungserinnerung Muster zu vermeiden, ist eine Kontaktaufnahme zum säumigen Auftraggeber via eMail. Bei einer elektronischen Zahlungserinnerung per E-Mail kommt es hingegen im Endeffekt auch auf den Wortlaut an. Eine höfliche Nachfrage, ob ihr Kunde eine Rechnung bekommen hat, ist bestimmt weniger angreifend als die auf dem Postweg zugeschickte Zahlungserinnerung.
Ist weder die persönliche Zahlungsaufforderung mittels Telefongespräch, noch die moderne Zahlungserinnerung via Email erfolgreich, dann empfiehlt sich die formale Mahnung mittels Einschreiben. Da es keine vorgeschriebene Struktur für eine Zahlungsaufforderung gibt, sind ihrer Gestaltungsfreiheit keine Grenzen gesetzt. Trotzdem sollte die Zahlungsaufforderung eine bestimmte Gestalt besitzen.
Unterschied zwischen Mahnung & Erinnerungsschreiben
Vorrangig besteht der Hauptunterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung darin, dass die Zahlungsaufforderung keine gesetzte Frist enthält. Rechtlich ist das Erinnerungsschreiben schon eine erste Mahnung, solange ihr Schuldner bereits durch die Aufführung einer Zahlungsfrist in der Rechnung in Verzug gesetzt ist.
Sollte die Zahlungserinnerung von dem Kunden ignoriert werden, folgt in Folge der Erinnerung eine 2. Mahnung. Auf diesem Portal können Sie eine Mahnung Vorlage kostenlos downloaden. Mithilfe der 2. Mahnung – die vom Unternehmer in diesem Mahnschreiben demzufolge auch so bezeichnet werden sollte – gerät der Kunde in Verzug. Ab dem Tag des Zahlungsverzugs muss der Schuldner im Unterschied zur Zahlungserinnerung für die Mahnkosten & Verzugszinsen aufkommen. Um die Plausibilität ihrer Mahnung sowie die Zahlungsmoral des Schuldners zu erhöhen, sollten Mahnkosten sowie Zinsen in ihren Folgemahnungen integriert und eingefordert werden.