Eine freundliche Zahlungserinnerung Vorlage dürfen Sie auf diesem Portal umsonst als Microsoft Word- oder als PDF-File runterladen. Die Mustervorlagen wurden für Sie bereits fertig geschrieben & formuliert.
Sie dürfen die Muster kostenlos anwenden & entsprechend Ihren eigens gewünschten Formulierungen anpassen.
Die gratis Vorlagen assistieren beim Schreiben seriöser Zahlungserinnerungen. Auf der von uns aufgeführten Webseite dürfen Sie ihre Zahlungsaufforderung im jeweils gewünschten Format downloaden & auf ihre Gegebenheiten anpassen.
Auf keinen Fall gleich die freundliche Zahlungserinnerung senden
Bevor Sie ihren Kunden direkt nach dem Ablauf der Rechnungsfälligkeit anhand einer förmlichen Zahlungserinnerung freundlich erinnern, müssen Sie abwägen ob es ebenso alternative Chancen für eine Zahlungsaufforderung gibt. Nicht selten kann sich ein Kundenkreis durch eine förmliche Zahlungserinnerung schlecht behandelt fühlen – und gerade in der Gründungszeit ist schlussendlich jeder einzelne Auftraggeber von großer Bedeutsamkeit.. Wenn der Schuldner etwa keine Rechnung empfangen hat, mag eine Zahlungsaufforderung ruck-zuck für Unstimmigkeiten sorgen. Des Weiteren mag es möglich sein, dass die IBAN oder BIC verkehrt oder auch garnicht auf ihrer Rechnung angegeben waren. Ebenso ist es möglich, dass sich ihre Mahnung mit dem Überweisungstag überschneidet. Dies ist im Besonderen der Fall, wenn gleich am Tag der Zahlungsfälligkeit eine freundliche Zahlungserinnerung gesandt wird. Insofern sollten Sie wenn möglich noch eine kurze Zeit nach dem Fälligkeitstermin warten, ehe Sie die ersten Maßnahmen einleiten.
Um Unannehmlichkeiten im Kundenverhältnis durch das Zuschicken der Zahlungsaufforderung zu umgehen, müssen Sie mit ihrem Kunden persönlich Kontakt aufnehmen. Durch ein Telefongespräch können Sie ihre Kundenbeziehung kräftigen und die Lage unverzüglich klären. Sicherlich ist die mündliche Zahlungsaufforderung bei einer großen Kundenanzahl organisationstechnisch umständlich, dennoch ein sinnvoller Anlass für eine umfassende Buchhaltung für massiv wachsende oder mittelständische Unternehmen. Im Rahmen einer Debitorenbuchhaltung kann auch unmittelbar der Kundenbetreuer eingeweiht werden, der anschließend den säumigen Kunden über den Verzug in Kenntnis setzt. Auf diese Weise stellt man zum wiederholten Male den persönlichen Kontakt zum Schuldner sicher & meidet eine automatisierte Zahlungsaufforderung.
Eine andere Chance ein formales Zahlungserinnerung Muster zu umgehen, ist die Kontaktaufnahme zum säumigen Kunden per Email. Bei einer elektronischen Zahlungsaufforderung mittels Email kommt es dagegen letztendlich genauso auf den Tonfall an. Eine höfliche Abfrage, ob ihr Kunde eine Rechnung empfangen hat, ist gewiss weniger aggressiv als die per Post zugesendete Zahlungserinnerung.
Ist weder die direkte Zahlungsaufforderung per Telefon, noch eine moderne Zahlungserinnerung via Email erfolgreich, so empfiehlt sich die förmliche Zahlungsaufforderung via Brief. Da es keine vordefinierte Form für die Zahlungserinnerung gibt, sind unserer Kreativität keine Limits gesetzt. Dennoch sollte ihre Zahlungsaufforderung eine bestimmte Struktur besitzen.
Ab wann wird die Mahnung versendet?
Vorrangig liegt der Unterschied zwischen der Zahlungsaufforderung & der Mahnung dadrin, dass die Zahlungserinnerung gar keine gesetzte Frist beinhaltet. Rechtlich ist das Erinnerungsschreiben bereits eine erste Mahnung, sofern der Schuldner bereits durch die Aufführung einer Zahlungsfrist in der Rechnung in Rückstand versetzt ist.
Sollte die Zahlungserinnerung vom Schuldner ignoriert werden, folgt in Folge der Aufforderung die 2. Mahnung. Auf diesem Portal können Sie eine Mahnung Vorlage kostenfrei downloaden. Mit der 2. Mahnung – welche vom Gründer in diesem Schreiben demzufolge ebenfalls so betitelt werden sollte – gerät ihr Auftraggeber in Zahlungsverzug. Ab dem Zeitpunkt des Verzugs muss ihr Schuldner im Unterschied zur Zahlungserinnerung für die Mahnkosten plus Verzugszinsen aufkommen. Um die Glaubhaftigkeit jener Mahnung sowie die Zahlungsmoral ihres säumigen Kunden zu erhöhen, sollten Gebühren als auch Verzugszinsen in den folgenden Mahnschreiben integriert und eingefordert werden.