Auf dieser Seite erhalten Sie unsere kostenlose freundliche Zahlungserinnerung Vorlage als Word-Formular oder auch als Muster im beliebten PDF-Format. Diese sind für Sie bereits fertig geschrieben & vorformuliert.
Nach dem kostenlosen downloaden dürfen Sie die Dokumente ausfüllen & abändern.
Die Vorlagen assistieren Ihnen beim schreiben von netten Zahlungserinnerungen. Auf der von uns aufgeführten Webseite dürfen Sie die Zahlungsaufforderung in dem passenden Format downloaden und beliebig umschreiben.
Nicht auf Anhieb die freundliche Zahlungserinnerung entsenden
Prinzipiell sollten Sie zunächst alle möglichen Erinnerungsmöglichkeiten taxieren, bevor Sie ihren säumigen Kunden nach Ablauf der Rechnungsfälligkeit unter Zuhilfenahme einer Zahlungserinnerung Vorlage freundlich an die Begleichung der Rechnung erinnern. Häufig fühlen sich säumigen Kunden auch durch eine höflich geschriebene Erinnerung schlecht behandelt – und insbesondere in der Gründungszeit ist schlussendlich jeder Auftraggeber von besonders großer Bedeutsamkeit.. Wenn ihr Schuldner etwa keine Rechnung bekommen hat, wird eine Zahlungserinnerung ratz-fatz für Unstimmigkeiten sorgen. Des Weiteren mag es erdenklich sein, dass die IBAN oder BIC inkorrekt oder überhaupt nicht auf der Rechnung angegeben waren. Ebenso ist es möglich, dass sich die Erinnerung mit dem Zahltag kreuzt. Das ist im Besonderen der Fall, falls gleich am Tag der Zahlungsfälligkeit die Zahlungsaufforderung versendet wird. Insofern sollten Sie prinzipiell noch eine Weile nachdem Fälligkeitstag warten, ehe Sie erste Maßnahmen ergreifen.
Kontaktieren Sie den säumigen Kunden immerzu erst privat, um das Bestehendes Kundenverhältnis durch das Senden von Zahlungserinnerungen nicht unnütz zu zerstören. Ein schnelles Telefonat kräftigt zudem auch ihre Kundenbeziehung & klärt auf Anhieb den Sachverhalt. Selbstverständlich ist eine mündliche Zahlungserinnerung bei einer großen Kundenanzahl organisatorisch problematisch, jedoch ein echter Grund für eine umfassende Debitorenbuchhaltung für nachhaltig wachsende oder mittelständische Unternehmen. Im Rahmen einer Debitorenbuchhaltung kann auch umgehend der Kundenbetreuer in Kenntnis gesetzt werden, der anschließend den Schuldner über den Zahlungsverzug informiert. Auf diese Weise stellen sie wiederum den persönlichen Kontakt zum Kunden sicher und vermeidet eine automatisierte Zahlungserinnerung.
Eine weitere Chance ein formelles Zahlungserinnerung Muster zu umgehen, ist eine Kontaktaufnahme zum säumigen Kunden mittels E-Mail. Bei der elektronischen Zahlungsaufforderung mittels E-Mail kommt es dagegen letztlich auch auf den Wortlaut an. Eine freundliche Abfrage, ob ihr Kunde eine Rechnung erhalten hat, ist ganz bestimmt weniger offensiv als die postalisch zugesandte Zahlungsaufforderung.
Ist weder die direkte Zahlungsaufforderung mittels Telefon, noch eine automatische Zahlungserinnerung via E-Mail von Erfolg gekrönt, so eignet sich eine formale Zahlungserinnerung per Einschreiben. Da es keine definierte Form für eine Zahlungsaufforderung gibt, sind der Kreativität keine Limits gesetzt. Dennoch sollte ihre Zahlungsaufforderung eine gewisse Struktur haben.
Freundliche Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Zahlungsaufforderungen und Mahnungen unterscheiden sich größtenteils in ihrer Art der Formulierung sowie ihrem Titel. Ein Erinnerungsschreiben ist im rechtlichen Sinne als 1. Mahnung zu interpretieren.
Sollte ihre Zahlungsaufforderung von ihrem Schuldner nicht berücksichtigt werden, folgt in Folge der Aufforderung ihre 2. Ermahnung. Hier können Sie die Mahnung Vorlage kostenfrei downloaden. Anhand der zweiten Mahnung – die von dem Unternehmer in dem Schreiben folglich ebenfalls so genannt werden sollte – gerät ihr Kunde in Verzug. Ab dem Augenblick des Zahlungsverzugs muss ihr Schuldner im Unterschied zur Zahlungserinnerung für die Mahnkosten sowie Verzugszinsen aufkommen. Um die Plausibilität ihrer Mahnung sowie die Zahlungsmoral ihres säumigen Kunden zu steigern, müssen Gebühren sowie Verzugszinsen in ihren folgenden Mahnschreiben integriert und eingefordert werden.