Auf diesem Portal erhalten Sie unsere kostenlose freundliche Zahlungserinnerung Vorlage als Word-Datei oder als Muster im beliebten Portable Document Format. Diese wurden für Sie bereits fertig erstellt & formuliert.
Sie dürfen die Dateien kostenfrei anwenden und in Anlehnung an Ihren eigens gewünschten Formulierungen einrichten.
Diese kostenlosen Vorlagen helfen beim Schreiben professioneller Zahlungserinnerungen. Auf der von uns verlinkten Webseite können Sie ihre Zahlungsaufforderung in dem gewünschten Format runterladen & auf ihre Gegebenheiten anpassen.
Wie erstelle ich die Zahlungserinnerung?
Ehe Sie ihren Säumigen Kunden unmittelbar nach dem Ablauf der Frist anhand einer förmlichen Zahlungserinnerung freundlich erinnern, sollten Sie klären ob es auch weitere Chancen für die Zahlungserinnerung gibt. Häufig mag sich ein Kunde durch eine förmliche Zahlungserinnerung schlecht behandelt fühlen – und speziell in der Startphase ist letztendlich jeder einzelne Auftraggeber von großer Wichtigkeit.. Hat der Schuldner z. B. keine Rechnung empfangen, kann er unnötig verägert werden. Zudem kann es vorstellbar sein, dass die Kontodaten falsch oder auch überhaupt nicht auf der Rechnung angegeben sind. Weiterhin ist es möglich, dass sich ihre freundliche Zahlungserinnerung mit dem Geldeingang kreuzt. Dies ist gerade dann der Kasus, sofern unmittelbar am Tag der Zahlungsfälligkeit die Zahlungsaufforderung gesandt wird. Somit sollten Sie generell noch eine Weile nach dem Fälligkeitstag ausharren, ehe Sie die ersten Maßnahmen ergreifen.
Kontaktieren Sie den Schuldner immer zuerst direkt, um ihr Bestehendes Kundenverhältnis durch das Verschicken von Zahlungsaufforderungen auf keinen Fall unnütz zu zerstören. Mittels Telefongespräch können Sie ihre Kundenbindung stärken und die Lage augenblicklich klären. Sicherlich ist die mündlich ausgesprochene Zahlungsaufforderung bei einer großen Kundenanzahl organisatorisch nicht ganz ohne, aber ein echter Anlass für die umfangreiche Debitorenbuchhaltung für gut wachsende oder auch mittelständische Unternehmen. Im Zuge der Buchhaltung kann auch ohne Umwege der Kundenbetreuer eingeweiht werden, welcher anschließend den Kunden über den Verzug aufklärt. So stellt man wiederum den direkten Kontakt zum Kunden sicher & umgeht die unpersönliche Zahlungserinnerung.
Eine andere Chance ein förmliches Zahlungserinnerung Muster zu meiden, ist die Kontaktaufnahme zum säumigen Schuldner per E-Mail. Bei einer elektronischen Zahlungsaufforderung per Email kommt es hingegen schlussendlich auch auf die richtige Wahl der Worte an. Die höfliche Abfrage, ob der Säumiger Kunde die Rechnung erhalten hat, ist bestimmt weniger offensiv als eine auf dem Postweg zugesendete Zahlungserinnerung.
Ist weder die persönliche Zahlungserinnerung via Telefon, noch die moderne Zahlungsaufforderung per eMail von Erfolg gekrönt, dann eignet sich die formelle Zahlungsaufforderung mittels Brief. Da es keine vorgeschriebene Förmlichkeit für eine Zahlungsaufforderung gibt, sind unserer Kreativität keine Limits gesetzt. Trotzdem sollte ihre Zahlungsaufforderung eine gewisse Form besitzen.
Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Zahlungsaufforderungen und Mahnungen unterscheiden sich grundsätzlich in der Formulierungsweise sowie ihrem Namen. Von Rechts wegen ist ein Erinnerungsschreiben schon eine erste Mahnung, sofern der Kunde bereits durch die Angabe einer Frist auf der Rechnung in Verzug versetzt ist.
Sollte ihre Zahlungserinnerung von dem Säumigen Kunden ignoriert werden, folgt in Folge der Aufforderung ihre zweite Ermahnung. Hier können Sie die Mahnung Vorlage kostenfrei herunterladen. Mithilfe der 2. Mahnung – die vom Unternehmer in dem Mahnschreiben dann auch so bezeichnet werden muss – gerät der Auftraggeber in Zahlungsverzug. Ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzugs muss der Schuldner im Unterschied zur Zahlungserinnerung für die Mahnkosten sowie Verzugszinsen aufkommen. Um die Plausibilität einer Mahnung sowie die Zahlungsmoral ihres Kunden zu steigern, sollten Gebühren als auch Verzugszinsen in den Folgemahnungen aufgeführt & eingefordert werden.