Auf diesem Portal erhalten Sie eine kostenlose freundliche Zahlungserinnerung Vorlage als Word-Datei oder auch als Muster im beliebten Portable Document Format. Diese wurden für Sie schon fertig erstellt & formuliert.
Sie dürfen die Muster kostenfrei nutzen & getreu Ihren eigenen Formulierungen individuell einrichten.
Diese kostenlosen Vorlagen assistieren beim Erstellen höflicher Zahlungserinnerungen. Auf der verwiesenen Onlinepräsenz dürfen Sie die Zahlungsaufforderung in dem passenden Format herunterladen & beliebig umschreiben.
Wie erstellt man eine freundliche Zahlungserinnerung?
Im Wesentlichen sollten Sie zuvor alle Alternativen taxieren, bevor Sie ihren säumigen Kunden nach Ablauf der Zahlungsfrist mit einer Zahlungserinnerung freundlich kontaktieren. Nicht selten mag sich der Kundenkreis durch eine formale Mahnung schlecht behandelt fühlen – vor allem am Beginn der Firmengründung kommt es auf jeden Auftraggeber an. Wenn ihr Abnehmer etwa keine Rechnung empfangen hat, kann eine Zahlungserinnerung ratz-fatz für Unstimmigkeiten sorgen. U.U. sind auch Ihre Bankdaten fehlerhaft auf ihrer Rechnung aufgeführt, sodass Sie das Geld eben nicht erreichen konnte. Weiterhin ist es möglich, dass sich ihre Zahlungsaufforderung mit dem Zahltag überschneidet. Dies ist vornehmlich der Fall, sofern unmittelbar am Fälligkeitstag die Zahlungserinnerung versendet wird. Somit sollten Sie grundlegend noch eine Weile nachdem Fälligkeitstermin ausharren, bevor Sie erste Maßnahmen einleiten.
Um Probleme im Kundenverhältnis über das Einsenden einer Zahlungsaufforderung zu vermeiden, sollten Sie mit dem Schuldner persönlich Kontakt aufnehmen. Ein einfaches Telefongespräch stärkt darüber hinaus auch noch die Kundenbindung und regelt direkt die Lage. Natürlich ist eine mündlich ausgesprochene Zahlungserinnerung bei einer großen Anzahl an Kunden organisatorisch umständlich, dennoch ein sinnvoller Anlass für die umfassende Buchhaltung für nachhaltig wachsende oder mittelständische Betriebe. Bei einer Buchhaltung kann auch ohne Umschweife ihr Kundenbetreuer informiert werden, welcher anschließend ihren Schuldner über den Verzug informiert. Dadurch stellt man nochmals den direkten Kontakt zum Schuldner sicher & meidet die formale Zahlungsaufforderung.
Eine andere Option ein formales Zahlungserinnerung Muster zu vermeiden, ist die Kontaktaufnahme zum säumigen Kunden via eMail. Bei der elektronischen Zahlungserinnerung via E-Mail kommt es jedoch im Endeffekt genauso auf den Wortlaut an. Eine freundliche Abfrage, ob der Schuldner die Rechnung bekommen hat, ist auf jeden Fall weniger angreifend als die mittels Brief zugesendete Zahlungsaufforderung.
Ist weder die direkte Zahlungserinnerung via Telefon, noch die moderne Zahlungsaufforderung via E-Mail erfolgreich, dann eignet sich die förmliche Mahnung mittels Brief. Da es keine vordefinierte Struktur für die Zahlungserinnerung gibt, sind der Gestaltungsfreiheit keinerlei Grenzen gesetzt. Trotzdem sollte die Erinnerung eine bestimmte Qualität aufweisen.
Unterschied zwischen Mahnung und Erinnerungsschreiben
Zahlungserinnerungen und Mahnungen differenzieren sich grundsätzlich in der Art der Formulierung und ihrem Namen. Ein Erinnerungsschreiben ist von Rechts wegen als 1. Mahnung anzusehen.
Sollte die Zahlungsaufforderung vom Säumigen Kunden ignoriert werden, kommt nach der Erinnerung eine 2. Mahnung. Auf dieser Webseite können Sie eine Mahnung Vorlage kostenfrei herunterladen. Mithilfe der 2. Mahnung – die von dem Gründer in diesem Mahnschreiben folglich auch so benannt werden kann – gerät ihr Auftraggeber in Zahlungsverzug. Ab dem Tag des Verzugs muss der Schuldner im Gegensatz zur Zahlungserinnerung für die Mahnkosten plus Verzugszinsen aufkommen. Um die Glaubwürdigkeit der Mahnung und die Zahlungsmoral des Kunden zu erhöhen, müssen Mahngebühren & Zinsen in den Folgemahnungen aufgeführt und eingefordert werden.