Eine freundliche Zahlungserinnerung Vorlage dürfen Sie bei uns für lau als Microsoft Word- oder auch als PDF-Formular herunterladen. Diese sind für Sie schon fertig zum ausfüllen erstellt & formuliert.
Sie dürfen die Dokumente kostenlos nutzen und gemäß Ihren eigenen Formulierungen umschreiben.
Diese kostenlosen Vorlagen assistieren beim Schreiben freundlicher Zahlungserinnerungen. Auf der verwiesenen Internetseite dürfen Sie die Zahlungsaufforderung im passenden Format herunterladen und beliebig umschreiben.
Wie schreibt man die freundliche Zahlungserinnerung?
Im Wesentlichen sollten Sie zuallererst alle möglichen Erinnerungsmöglichkeiten taxieren, ehe Sie ihren Schuldner nach Ablauf der Rechnungsfälligkeit durch eine Zahlungserinnerung freundlich kontaktieren. Des Öfteren fühlen sich Schuldner sogar durch eine freundlich formulierte Zahlungsaufforderung schlecht behandelt – und speziell in der Gründungszeit ist schlussendlich jeder Abnehmer von großer Wichtigkeit.. Hat der Abnehmer zum Beispiel gar keine Rechnung bekommen, kann dieser grundlos verägert werden. Eventuell sind auch Ihre Zahlungsdaten verkehrt auf ihrer Abrechnung angegeben, sodass Sie das Geld nicht erreichen konnte. Ansonsten ist es möglich, dass sich die Erinnerung mit dem Zahltag kreuzt. Das ist insbesondere der Fall, falls direkt am Tag der Fälligkeit die Zahlungsaufforderung gesendet wird. Deshalb sollten Sie grundlegend noch eine kurze Zeit nachdem Fälligkeitstag abwarten, bevor Sie erste Gegenmaßnahmen einleiten.
Um Unannehmlichkeiten in Ihrem Kundenverhältnis durch das Senden der Zahlungsaufforderung zu vermeiden, sollten Sie mit dem Auftraggeber persönlich Kontakt aufnehmen. Mittels Telefongespräch können Sie die Kundenbindung vertiefen und den Sachverhalt vom Fleck weg klären. Gewiss ist die mündliche Zahlungserinnerung bei einer großen Anzahl an Kunden organisationstechnisch schwierig, aber ein echter Grund für eine umfangreiche Debitorenbuchhaltung für massiv wachsende oder mittelständische Unternehmen. Im Zuge der Buchhaltung kann auch direkt ihr Kundenberater in Kenntnis gesetzt werden, der dann ihren Schuldner über den Zahlungsverzug in Kenntnis setzt. Somit stellt man wiederum den persönlichen Kontakt zum säumigen Kunden sicher & vermeidet eine formale Zahlungserinnerung.
Eine weitere Eventualität ein formelles Zahlungserinnerung Muster zu umgehen, ist die Kontaktaufnahme zum säumigen Auftraggeber mittels eMail. Bei einer elektronischen Zahlungsaufforderung per Email kommt es jedoch im Endeffekt auch auf den Wortlaut an. Eine höfliche Abfrage, ob ihr Kunde die Rechnung bekommen hat, ist sicher weniger offensiv als die postalisch zugesendete Zahlungserinnerung.
Ist weder die persönliche Zahlungsaufforderung via Telefonat, noch eine automatische Zahlungserinnerung per eMail erfolgreich, so eignet sich die förmliche Zahlungsaufforderung mittels Brief. Da es keine vorgeschriebene Form für die freundliche Zahlungserinnerung gibt, sind unserer Kreativität keinerlei Grenzen gesetzt. Dennoch sollte ihre Erinnerung eine bestimmte Struktur besitzen.
Erinnerungsschreiben oder Mahnung?
Vorrangig liegt der Unterschied zwischen einer Zahlungsaufforderung und der Mahnung darin, dass die Zahlungsaufforderung gar keine gesetzte Frist enthält. Rein rechtlich gesehen ist ein Erinnerungsschreiben schon die 1. Mahnung, solange der Schuldner bereits durch die Aufführung einer Zahlungsfrist in der Rechnung in Zahlungsverzug versetzt wurde.
Sollte die Zahlungsaufforderung vom Kunden nicht berücksichtigt werden, folgt nach der Erinnerung die 2. Mahnung. Hier können Sie die Mahnung Vorlage kostenfrei herunterladen. Durch der 2. Mahnung – welche vom Unternehmer in seinem Mahnschreiben demzufolge ebenfalls so betitelt werden kann – gerät der säumiger Kunde in Zahlungsverzug. Ab dem Datum des Zahlungsverzugs muss ihr Schuldner im Kontrast zur Zahlungserinnerung für die Mahnkosten sowie Verzugszinsen aufkommen. Um die Glaubhaftigkeit jener Mahnung und die Zahlungsmoral ihres Kunden zu erhöhen, sollten Gebühren als auch Verzugszinsen in ihren Folgemahnungen integriert & eingefordert werden.