Hier beziehen Sie kostenfreie freundliche Zahlungserinnerungen als Vorlage im Word-File oder auch als Muster im beliebten Portable Document Format. Selbige wurden für Sie bereits fertig zum ausfüllen geschrieben und formuliert.
Sie können die Muster kostenlos benutzen & in Anlehnung an Ihren eigenen Formulierungen umschreiben.
Diese kostenlosen Vorlagen assistieren beim Verfassen seriöser Zahlungserinnerungen. Auf der verlinkten Website können Sie ihre Zahlungsaufforderung im gewünschten Format downloaden & auf ihre Situation einrichten.
Wie erstelle ich die Zahlungserinnerung?
Prinzipiell sollten Sie erst einmal alle möglichen Alternativen abwägen, ehe Sie den Schuldner nach Ablauf der Rechnungsfälligkeit mit einer Zahlungserinnerung freundlich kontaktieren. Des Öfteren fühlen sich säumigen Kunden ebenso durch eine freundlich formulierte Zahlungsaufforderung schlecht behandelt – und besonders in der Anfangsphase ist schließlich jeder Auftraggeber von besonders großer Bedeutsamkeit.. Hat der Käufer bspw. gar keine Rechnung bekommen, so kann dieser unnötigerweise verägert werden. Ebenfalls kann es vielleicht sein, dass ihre IBAN oder BIC verkehrt oder garnicht auf ihrer Rechnung angegeben waren. Ansonsten ist es möglich, dass sich ihre Zahlungserinnerung mit dem Zahltag überschneidet. Dies ist gerade dann der Kasus, falls sofort am Tag der Fälligkeit eine Zahlungserinnerung versendet wird. Somit sollten Sie prinzipiell noch eine Weile nachdem Fälligkeitstermin abwarten, bevor Sie erste Maßnahmen ergreifen.
Erinnern Sie den Kunden immer zuerst privat, um ihr Verhältnis zum Kunden durch das Absenden von Mahnschreiben eben nicht unnütz zu zerstören. Durch ein Telefonat können Sie die Kundenbeziehung verstärken & die Lage von jetzt auf gleich ergründen. Sicher ist die mündlich ausgesprochene Zahlungsaufforderung bei einer großen Kundenanzahl organisationstechnisch kompliziert, aber ein echter Grund für die umfangreiche Debitorenbuchhaltung für massiv wachsende oder auch mittelständische Unternehmen. Im Rahmen einer Buchhaltung kann auch umgehend der Kundenberater in Kenntnis gesetzt werden, welcher dann den Kunden über den Verzug in Kenntnis setzt. Auf diese Weise stellt man wiederum den persönlichen Kontakt zum Schuldner sicher & vermeidet eine automatisierte Zahlungserinnerung.
Eine alternative Option ein formelles Zahlungserinnerung Muster zu meiden, ist eine Kontaktaufnahme zum säumigen Kunden via Email. Bei einer elektronischen Zahlungsaufforderung via E-Mail kommt es jedoch letztlich ebenso auf den Tonfall an. Die nette Nachfrage, ob der Auftraggeber die Rechnung empfangen hat, ist mit Sicherheit weniger aggressiv als eine auf dem Postweg zugeschickte Zahlungsaufforderung.
Ist weder die direkte Zahlungsaufforderung mittels Telefonanruf, noch die automatische Zahlungserinnerung per Email erfolgreich, dann empfiehlt sich die formelle Mahnung mittels Brief. Da es keine vorgeschriebene Förmlichkeit für die freundliche Zahlungserinnerung gibt, sind ihrer Innovationskraft keinerlei Grenzen gesetzt. Dessen ungeachtet sollte die Zahlungsaufforderung eine gewisse Gestalt aufweisen.
Erinnerungsschreiben oder Mahnung?
Zahlungsaufforderungen und Mahnungen differenzieren sich grundsätzlich in ihrer Wortwahl sowie ihrem Namen. Das Erinnerungsschreiben ist im rechtlichen Sinne als 1. Mahnung anzusehen.
Sollte ihre freundliche Zahlungserinnerung von dem Schuldner ignoriert werden, kommt nach der Erinnerung eine zweite Mahnung. Auf dieser Webseite können Sie eine Mahnung Vorlage kostenlos runterladen. Mithilfe der 2. Mahnung – welche von dem Gründer in dem Schreiben dann ebenfalls so betitelt werden sollte – gerät der Schuldner in Zahlungsverzug. Ab dem Tag des Verzugs muss der Schuldner im Kontrast zur Zahlungserinnerung für die Mahngebühren und Verzugszinsen aufkommen. Um die Glaubhaftigkeit ihrer Mahnung sowie die Zahlungswilligkeit des Schuldners zu erhöhen, sollten Gebühren & Zinsen in den weiteren Mahnungen aufgeführt & eingefordert werden.